Iedere werkgever moet er vroeg of laat aan geloven: het ontwikkelgesprek. Althans, iedere góéde werkgever. Dit gesprek is namelijk ontzettend belangrijk voor de toekomst van je werknemer. Hiermee haal je het onderste uit de kan, en ja: dat heeft ook positieve effecten op het werk dat ze voor jou, als leidinggevende of baas, doen. Met deze 7 tips bereid je het ontwikkelgesprek goed voor.
Inhoud van dit artikel
Wat is een ontwikkelgesprek?
Om uit te leggen wat een ontwikkelgesprek precies is, is het slimmer om te benoemen wat het absoluut níét is. Een ontwikkelgesprek is géén functioneringsgesprek, beoordelingsgesprek, verbetergesprek of evaluatiegesprek. In dit soort gesprekken zoom je in op het functioneren van de medewerker. Dat is niet het geval bij een ontwikkelgesprek.
Een ontwikkelgesprek gaat puur en alleen over de ontwikkeling van de werknemer. Bijvoorbeeld over zijn of haar wensen en ambities en hoe hij of zij daaraan kan werken. Andere veelgebruikte termen voor ‘ontwikkelgesprek’ zijn POP-gesprek (of Persoonlijk Ontwikkel Plan-gesprek), planningsgesprek, toekomstgesprek of voortgangsgesprek. Overal waar je ‘ontwikkelgesprek’ leest, kun je ook één van deze termen invullen.
Ontwikkelgesprek: waarom eigenlijk?
Maar waarom is het voeren van een ontwikkelgesprek nou zou belangrijk? Uit onderzoek blijkt dat daar een aantal redenen voor zijn:
1) Het getuigt van waardering voor de medewerker
Je laat zien dat je wil dat het goed gaat met je medewerkers en dat ze een succesvolle carrière hebben (of dat nu bij jou is of ergens anders). Medewerkers voelen zich gehoord en gewaardeerd.
2) Je behoudt zo je medewerkers
Er is enorm veel krapte op de arbeidsmarkt. Je medewerkers behouden en álle talenten benutten, is dus essentieel. Ontwikkelgesprekken helpen daarbij. Daarnaast laten wetenschappelijke onderzoeken zien dat ruimte krijgen om je sterke punten in te zetten, een positief effect heeft op je prestaties en je geluk. Het verkleint bovendien de kans op stress en een burn-out.
3) Je blijft in ontwikkeling
Met ontwikkelgesprekken draag je bij aan de ontwikkeling en groei van je organisatie of bedrijf. Werknemers voelen zich bovendien betrokken bij de organisatie, wat ook weer bijdraagt aan bovenstaande voordelen. Veel bedrijven of organisaties hebben een vaste cyclus van ontwikkelgesprekken. Meestal is dit slechts één keer per jaar. In onderstaande tips lees je meer over het belang van vaker terugkerende ontwikkelgesprekken.
Leestip: De Piramide van Lencioni: deze 5 factoren maken een succesvol team
7 tips voor een goed ontwikkelgesprek
Iedere werknemer verdient het om regelmatig over zijn of haar toekomst te brainstormen. Zet deze meeting zo efficiënt en effectief mogelijk in door ‘m goed voor te bereiden. Deze 7 tips helpen je daarbij.
1) Laat de medewerker zichzelf evalueren
Zelfinzicht is van groot belang voor professionele en persoonlijke ontwikkeling. Je moet immers niet alleen weten waar je naartoe gaat, maar ook waar je vandaan komt. De medewerker waar je een ontwikkelingsgesprek mee voert, moet dus ook zelf weten wat zijn of haar kwaliteiten en valkuilen zijn. Dit doen ze bijvoorbeeld door middel van de ontwikkelingsmethode van Lumina Spark.
Leestip: Wat is Lumina Spark en hoe helpt het je bij je persoonlijke groei?
De resultaten van deze methode kun je samen met de medewerker bespreken tijdens het gesprek. Bijvoorbeeld aan de hand van kernkwadranten. Met deze overzichtelijke modellen zie je in één oogopslag wat iemands kwaliteiten, valkuilen en ontwikkelpunten zijn.
2) Laat medewerkers elkaar beoordelen
Een populaire manier van evalueren, is de 360graden feedback-methode. Met deze methode beoordelen medewerkers elkaar. Denk aan directe collega’s die regelmatig samenwerken, of een externe klant. Is je medewerker zelf leidinggevende, dan kun je gebruik maken van de Lumina Leader-methode. Hiermee beoordeelt de leidinggevende zichzelf op 16 competenties. Collega’s, samenwerkingspartners of klanten beoordelen de leidinggevende op diezelfde competenties. Zo kom je tot een mooi en compleet overzicht.
Tip: aan de slag met Lumina Spark? Hier vind je alles wat je moet weten.
3) Luister en stel open vragen
Veel leidinggevenden pakken tijdens het gesprek de regie omdat ze een sterke mening hebben over waar de medewerker zich nog in kan ontwikkelen. Daar gaat het tijdens een ontwikkelgesprek niet over. Het gaat over de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker. Het is zijn of haar toekomst en dus zijn of haar verantwoordelijkheid. Het is belangrijk dat je het gesprek aan de medewerker overlaat. Kom dus niet direct met aannames en oplossingen. Zo houd je de medewerker bovendien intrinsiek gemotiveerd. Hij of zij moet wíllen leren. Met jouw invulling wordt het al snel móéten.
4) Stuur vooraf duidelijke instructies
Geef voor het gesprek duidelijk aan hoe het ontwikkelgesprek eruitziet. Wat is de opbouw, wat is het doel, hoe kan de medewerker zich voorbereiden en wat kunnen ze van jou verwachten – dat soort dingen.
5) Focus op de toekomst
Dit gesprek is er niet om ouwe koeien uit de sloot te halen. Het gaat om het nú en om de toekomst. Focus je dus op de ontwikkeling van de medewerker en waar hij of zij goed in is. Dat zorgt er bovendien voor dat de medewerker gemotiveerd aan de slag gaat.
Wil je het tóch hebben over het disfunctioneren van de medewerker en hoe je dat graag anders ziet? Plan dan een functioneringsgesprek in. Het is belangrijk dat je het ontwikkelgesprek puur en alleen richt op de toekomst. Zo weten jullie beiden waar jullie aan toe zijn.
6) Maak concrete afspraken
Sluit het ontwikkelgesprek af met duidelijke afspraken. Wat verwachten jullie van elkaar en welke doelen besluiten jullie? Dat doe je bijvoorbeeld door middel van de SMART-methode:
- Specifiek: zijn de doelen duidelijk?
- Meetbaar: kun je de voortgang meten?
- Acceptabel: zijn jullie het allebei eens met de doelen?
- Realistisch: zijn de doelen haalbaar?
- Tijdgebonden: welke planning hoort bij deze doelen?
Ook maken jullie afspraken over de middelen. Wat heeft de medewerker concreet nodig om zich te ontwikkelen? Dat kan een cursus of opleiding zijn, maar bijvoorbeeld ook materialen, stages of coaching door collega’s of een externe coach.
7) Plan een follow-up ontwikkelgesprek
Ontwikkeling is een proces, geen optelsom met één einddoel. Met één ontwikkelgesprek ben je er dus nog niet. Plan daarom altijd een vervolggesprek in om de voortgang te bespreken. Bovendien is zo’n vervolggesprek een mooie stok achter de deur: jullie weten allebei wanneer dit onderwerp weer ter sprake komt en dat motiveert om actie te ondernemen.
Ontwikkelgesprek: voorbeeld van een goede opbouw
Bovenstaande 7 tips helpen je om het ontwikkelgesprek goed voor te bereiden. De tips nog één keer in het kort: laat de medewerker zichzelf evalueren, laat collega’s elkaar beoordelen, luister en stel open vragen, stuur vooraf duidelijke instructies, focus op de toekomst, maak concrete afspraken, bespreek de investering en plan een follow-up.
Voorbeeld ontwikkelgesprek
De opbouw van een ontwikkelgesprek ziet er in de praktijk vaak zo uit:
Voorbereiding
Zo’n 6 weken voor het ontwikkelgesprek informeer je de werknemer over het komende gesprek. Geef de werknemer de juiste evaluatieformulieren voor de zelfevaluatie en voor de beoordeling door collega’s. Leg duidelijk uit wat jullie gaan bespreken.
Het ontwikkelgesprek zelf
Tijdens het ontwikkelgesprek heeft de medewerker de leiding. Hij of zij bepaalt de richting, maar jij kunt daar wel bij helpen. Het GROW-model is hier handig:
- Wat zijn de langetermijndoelen van de medewerker?
- Waar staat de medewerker nu en wat heeft hij/zij nodig om de doelen te behalen?
- Wat is de eerste stap om dit doel te behalen?
- Wat moeten we doen om die eerste stap te kunnen zetten?
Voorbeelden van vragen tijdens het ontwikkelgesprek zijn:
- Als tijd en geld geen belemmering zijn, wat zou je dan willen bereiken?
- Welke onderdelen van je werk vind je leuk en wil je meer doen?
- Wat heb je nodig om je werk leuker of beter te maken?
Vraag de medewerker om zelf aantekeningen te maken tijdens het gesprek, bijvoorbeeld aan de hand van een POP-formulier.
Evaluatie
Na het gesprek vraag je de medewerker om binnen korte tijd (zeg: zo’n twee weken) de notulen met je te delen. Highlight de gemaakte afspraken en geef aan wanneer jullie hier een vervolg aan geven. Het is belangrijk dat de medewerker de lead neemt: het is zijn of haar eigen ontwikkeling.
Ontwikkelgesprek oefenen?
Het voeren van ontwikkelgesprekken is best een verantwoordelijkheid. Je bent als leidinggevende een coach voor je werknemers en wenst hen natuurlijk de allerbeste ontwikkeling. Heb je vragen over het ontwikkelgesprek of wil je meer (diverse) voorbeelden? Of wil je het gesprek een keer voorbereiden en oefenen met een ontwikkelingscoach? Stuur me vrijblijvend een berichtje. Ik help je graag.
